Cuộc gặp gỡ sẽ giúp các văn phòng giúp đỡ hoặc làm tổn thương giao tiếp nhóm?

Nhiều nơi làm việc hiện đại hiện sử dụng các nhóm họp cho các văn phòng để giải quyết các thách thức về tiếng ồn và quyền riêng tư trong không gian mở. Hơn 41% của các ứng dụng văn phòng mục tiêu bán hàng toàn cầu, với hơn 120.000 đơn vị được mua vào năm 2023. Các nghiên cứu cho thấy 43% nhân viên đấu tranh với quyền riêng tư, trong khi 34% báo cáo các vấn đề về tiếng ồn. MỘT phòng riêng tư văn phòng, POW PRIENT PODS, hoặc một Gian hàng điện thoại văn phòng Có thể tạo các vùng yên tĩnh cho các cuộc trò chuyện tập trung và các cuộc gọi video.

Làm thế nào cuộc họp Pods cho các văn phòng ảnh hưởng đến giao tiếp nhóm

Cách gặp gỡ Pods có thể giúp

Cuộc họp POD cho các văn phòng cung cấp một số lợi thế có thể cải thiện giao tiếp và hợp tác nhóm. Những nhóm này tạo ra chuyên dụng, Không gian cách âm nơi nhân viên có thể gặp mặt trực tiếp mà không bị phân tâm. Các đội thường thấy dễ dàng hơn để chia sẻ ý tưởng và giải quyết vấn đề khi họ có một nơi yên tĩnh để nói chuyện.

• Gặp gỡ các nhóm phá vỡ các rào cản vật lý, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng kết nối và giao tiếp hơn.
• Những không gian này khuyến khích sự tương tác cá nhân, có thể dẫn đến các mối quan hệ mạnh mẽ hơn và làm việc nhóm tốt hơn.
• POD cung cấp một khu vực riêng tư, thoải mái cho các đại diện từ các bộ phận khác nhau để thu thập, thảo luận chi tiết dự án và làm rõ vai trò.
• Nhân viên có thể sử dụng các nhóm họp cho suy nghĩ yên tĩnh, cho phép họ tập trung và phát triển các giải pháp sáng tạo mà không bị gián đoạn.
• Bằng cách cung cấp những lợi ích này, cuộc họp POD cho các văn phòng giúp các nhóm cảm thấy thống nhất và kết nối hơn.

Mẹo: Các nhóm sử dụng các nhóm họp thường báo cáo năng suất cao hơn và các phiên động não hiệu quả hơn.

Cách gặp gỡ Pods có thể làm tổn thương

Mặc dù cuộc họp POD cho các văn phòng có thể hỗ trợ giao tiếp, nhưng chúng cũng có thể tạo ra những thách thức nếu không được sử dụng một cách chu đáo. Rào cản giao tiếp đôi khi phát sinh khi các đội trở nên quá cô lập trong nhóm của họ. Các chuyên gia đã phát hiện ra rằng khi các nhóm làm việc trong các không gian riêng biệt, họ có thể tương tác ít hơn với các nhóm khác. Sự tách biệt này có thể dẫn đến các silo, nơi các phòng ban không hiểu những thách thức hoặc mục tiêu của nhau. Một nghiên cứu từ Microsoft cho thấy công việc từ xa đã tăng silo bằng cách giảm giao tiếp nhóm chéo và làm cho việc chia sẻ thông tin phức tạp khó khăn hơn. Gặp gỡ các nhóm, khi được sử dụng làm không gian phân đoạn, có thể đóng góp cho mô hình này bằng cách hạn chế các cuộc trò chuyện tự phát và làm việc nhóm đa chức năng.

Một số nhược điểm phổ biến bao gồm:

• Chi phí thiết lập và bảo trì cao, có thể là một khoản đầu tư đáng kể cho một số công ty.
• Năng lực hạn chế, vì hầu hết các nhóm chỉ phù hợp với các nhóm nhỏ, khiến chúng không phù hợp cho các cuộc họp lớn hơn.
• Yêu cầu về không gian, vì các văn phòng cần đủ chỗ để cài đặt các nhóm này mà không cần đông đúc không gian làm việc.

Các nhóm nên xem xét các yếu tố này để tránh tạo ra các rào cản mới trong khi cố gắng giải quyết các vấn đề giao tiếp hiện có.

Các yếu tố chính cần xem xét trước khi cài đặt các nhóm họp cho văn phòng

Kích thước và cấu trúc nhóm

Kích thước nhóm đóng một vai trò quan trọng trong hiệu quả của việc gặp gỡ các nhóm cho các văn phòng. Các đội nhỏ, thường là ba đến năm thành viên, giao tiếp cởi mở hơn và đưa ra quyết định nhanh hơn trong các nhóm. Tương tác trực tiếp và thường xuyên giúp xây dựng niềm tin và giảm thông tin sai lệch. Khi quy mô nhóm phát triển, giao tiếp trở nên phức tạp và chính thức hơn. Các nhóm lớn hơn có thể đấu tranh để sử dụng POD một cách hiệu quả do không gian hạn chế và giảm thời gian nói cho mỗi thành viên. Các nhóm có cấu trúc linh hoạt, chẳng hạn như các nhóm dựa trên dự án hoặc chức năng, được hưởng lợi từ các nhóm hỗ trợ cả công việc solo và nhóm.

Phong cách làm việc và nhu cầu hợp tác

Phong cách làm việc khác nhau ảnh hưởng đến cách các nhóm sử dụng các cuộc họp cho các văn phòng. Các nhóm coi trọng tương tác trực tiếp hoặc các cuộc thảo luận tự phát phát triển mạnh trong các nhóm khuyến khích sự gần gũi và hợp tác. POD cũng hỗ trợ các phong cách làm việc hợp tác bằng cách cung cấp không gian chung với các công cụ để động não và xây dựng sự đồng thuận. POD có thể thích ứng cho phép các nhóm đặt chỗ phù hợp với nhu cầu giao tiếp của họ, cải thiện năng suất và sự hài lòng.

Lưu ý: POD linh hoạt giúp các nhóm có sự cộng tác cao cần truy cập nội dung kỹ thuật số, chia sẻ ý tưởng và làm việc cùng nhau trong thời gian thực.

Vị trí và khả năng tiếp cận Pod

Vị trí chiến lược của các nhóm gặp gỡ trong văn phòng tăng cường giao tiếp tự phát và làm việc nhóm. POD nằm gần máy trạm cho phép các cuộc trò chuyện nhanh chóng, bí mật và hỗ trợ các cuộc họp ad hoc. Bố cục mở và linh hoạt khuyến khích các tương tác không chính thức, trong khi các nhóm được cách nhiệt âm thanh cung cấp sự riêng tư cho công việc tập trung. Các tính năng như hệ thống đặt phòng kỹ thuật số và cảm biến chiếm dụng cải thiện khả năng tiếp cận và ngăn chặn sự đông đúc.

Các tiêu chuẩn văn hóa và giao tiếp của công ty

Văn hóa công ty định hình cách các nhóm sử dụng các nhóm họp. Các tổ chức có chuẩn mực giao tiếp mở và lãnh đạo hỗ trợ thấy sự hợp tác và tin tưởng tốt hơn. Các hướng dẫn rõ ràng về thời điểm sử dụng POD cho các cuộc họp hoặc công việc tập trung giúp giảm sự hiểu lầm. Pods phù hợp với các nền văn hóa coi trọng cả tinh thần đồng đội và trọng tâm cá nhân, cung cấp không gian yên tĩnh cho công việc sâu sắc và tư duy sáng tạo.

Ưu và nhược điểm của các nhóm gặp gỡ cho các văn phòng: Tác động giao tiếp

Lợi ích giao tiếp

Cuộc họp Pods cho các văn phòng cung cấp một số lợi thế giao tiếp. Các đội có quyền truy cập vào Không gian yên tĩnh, bán riêng Điều đó làm giảm phiền nhiễu và hỗ trợ các cuộc trò chuyện tập trung. Những nhóm này cho phép nhân viên tổ chức các cuộc họp nhanh hoặc các cuộc gọi video mà không cần đặt phòng hội nghị lớn. POD có thể được đặt gần máy trạm, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng kết nối khi cần thiết.

• PODS khuyến khích các cuộc họp trực tiếp, giúp các thành viên trong nhóm đọc ngôn ngữ và giai điệu cơ thể. Điều này cải thiện sự hiểu biết và xây dựng niềm tin.
• Các cuộc trò chuyện không chính thức trong nhóm có thể tăng cường trái phiếu nhóm và tăng cường sáng tạo. Nghiên cứu của MIT cho thấy rằng giao tiếp không chính thức có thể tăng năng suất lên tới 10%.
• POD cung cấp cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành một không gian để tham gia trực tiếp với nhân viên, củng cố văn hóa và hợp tác của công ty.
• Thiết kế mô -đun cho phép sử dụng linh hoạt, hỗ trợ cả tiêu điểm cá nhân và động não nhóm nhỏ.

LƯU Ý: Cuộc họp POD cho các văn phòng thường đóng vai trò là cầu nối giữa các không gian làm việc mở và phòng họp truyền thống, cung cấp quyền riêng tư mà không phải hy sinh khả năng tiếp cận.

Hạn chế giao tiếp

Mặc dù có lợi ích của họ, cuộc họp POD cho các văn phòng có thể đưa ra một số thách thức giao tiếp. POD thường chỉ chứa một vài người, điều này giới hạn việc sử dụng chúng cho các cuộc thảo luận nhóm lớn hơn hoặc các cuộc họp chính thức. Các phòng họp truyền thống vẫn phù hợp hơn với các chủ đề nhạy cảm hoặc khi cần công nghệ tiên tiến.

• POD có thể vô tình tạo ra các silo nếu các nhóm sử dụng chúng độc quyền, giảm tương tác giữa các đội.
• Không gian hạn chế có thể hạn chế sự tham gia, khiến một số thành viên trong nhóm thoát khỏi các cuộc trò chuyện quan trọng.
• Sự phụ thuộc quá mức vào POD có thể làm giảm giao tiếp tự phát ở các khu vực mở, có thể làm suy yếu sự gắn kết của nhóm theo thời gian.

Các nhóm nên cân bằng việc sử dụng POD với các hoạt động giao tiếp mở để duy trì các kết nối mạnh mẽ trong toàn tổ chức.

Quyết định nếu cuộc họp Pods cho các văn phòng có phù hợp với nhóm của bạn không

Khung quyết định

Các tổ chức nên sử dụng một khung rõ ràng để quyết định xem các nhóm đáp ứng có phù hợp với nhu cầu của họ không. Các nhà lãnh đạo có thể bắt đầu bằng cách xác định các lý do chính để xem xét các nhóm, chẳng hạn như giảm tiếng ồn hoặc cải thiện quyền riêng tư. Tiếp theo, họ nên đánh giá các tiêu chí sau:

1. Xác định dự định sử dụng—Công việc tập trung, cuộc gọi video hoặc các cuộc họp nhóm.
2. Đánh giá số lượng người dùng và kích thước pod cần thiết.
3. Xem xét thiết kế không gian văn phòng và cách PODS sẽ phù hợp với bố cục hiện tại.
4. Coi như tính di động—Pods với bánh xe cung cấp sự linh hoạt cho nhu cầu thay đổi.
5. Kiểm tra các tính năng riêng tư như cách âm và cửa có thể khóa.
6. Phù hợp với thiết kế pod và phong cách cho thương hiệu và bầu không khí của công ty.
7. Thu thập phản hồi của nhân viên để đảm bảo POD đáp ứng sở thích của người dùng.
8. Chi phí cân bằng với chất lượng và các tính năng thiết yếu.
9. Đảm bảo khả năng tiếp cận cho tất cả nhân viên, bao gồm cả những người khuyết tật.

Lưu ý: POD với thiết kế mô -đun có thể thích nghi khi các nhóm phát triển hoặc nhu cầu văn phòng thay đổi.

Lời khuyên thực tế để thực hiện

Tích hợp thành công của PODS đòi hỏi lập kế hoạch cẩn thận. Các đội nên:

• Đặt vỏ ở khoảng cách từ các khu vực làm việc mở để giảm xáo trộn nhưng giữ cho chúng có thể truy cập được.
• Chọn kích thước POD dựa trên các nhiệm vụ của Pods một người cho các cuộc gọi, các cuộc gọi lớn hơn cho các cuộc họp nhóm.
• Sử dụng đồ nội thất công thái học và bàn điều chỉnh cho sự thoải mái.
• Tích hợp công nghệ như hiển thị video, ổ cắm điện và Wi-Fi đáng tin cậy.
• Chọn vật liệu bền, bền vững để sử dụng lâu dài.
• Đặt quy tắc đặt phòng rõ ràng và giới hạn thời gian để đảm bảo truy cập công bằng.
• Truyền đạt chính sách và cung cấp đào tạo cho tất cả nhân viên.
• Thường xuyên xem xét việc sử dụng pod và thu thập thông tin phản hồi cho các cải tiến.

Một cách tiếp cận được lên kế hoạch tốt giúp các nhóm tối đa hóa lợi ích của POD trong khi hỗ trợ sự hợp tác và năng suất.

Các tổ chức nhìn thấy cả lợi ích và thách thức khi họ thêm các nhóm họp. Thành công phụ thuộc vào nhu cầu của nhóm, lãnh đạo và các mục tiêu rõ ràng. Các chuyên gia khuyên bạn nên bắt đầu với một phi công, theo dõi chất lượng giao tiếp và Thu thập phản hồi. Cách tiếp cận này giúp các nhà lãnh đạo tìm thấy sự cân bằng phù hợp cho các nhóm và văn hóa nơi làm việc của họ.

Câu hỏi thường gặp

Kích thước nhóm lý tưởng cho việc sử dụng pod cuộc họp là gì?

Các đội nhỏ gồm ba đến năm người sử dụng các cuộc họp hiệu quả nhất. Các nhóm lớn hơn có thể cần phòng họp truyền thống để giao tiếp tốt hơn.

Làm thế nào để cuộc họp PODS hỗ trợ quyền riêng tư trong các văn phòng mở?

Gặp gỡ Pods sử dụng Vật liệu cách âm và thiết kế kèm theo. Những tính năng này giúp giảm tiếng ồn và bảo vệ các cuộc trò chuyện bí mật.

Gặp gỡ Pods có thể cải thiện năng suất không?

Đúng. Gặp gỡ Pods Tạo không gian yên tĩnh cho công việc tập trung và các cuộc họp nhanh chóng. Các đội thường báo cáo năng suất cao hơn và ít phân tâm hơn.