การประชุมพ็อดสำหรับสำนักงานจะช่วยหรือทำร้ายการสื่อสารของทีมหรือไม่?

สถานที่ทำงานที่ทันสมัยหลายแห่งใช้พ็อดการประชุมสำหรับสำนักงานเพื่อจัดการกับความท้าทายด้านเสียงและความเป็นส่วนตัวในพื้นที่เปิดโล่ง แอพพลิเคชั่นสำนักงานเป้าหมายการขายทั่วโลกมากกว่า 41% ซึ่งมีมากกว่า 120,000 หน่วยที่ซื้อในปี 2566 การศึกษาแสดงให้เห็นว่าพนักงาน 43% ต่อสู้กับความเป็นส่วนตัวในขณะที่ 34% รายงานปัญหาเสียงรบกวน หนึ่ง บูธความเป็นส่วนตัวของสำนักงาน, ฝักการประชุมส่วนตัวหรือ ตู้โทรศัพท์สำนักงาน สามารถสร้างโซนที่เงียบสงบสำหรับการสนทนาที่เน้นและการโทรวิดีโอ

วิธีการประชุมพ็อดสำหรับสำนักงานมีผลต่อการสื่อสารเป็นทีม

วิธีที่พบกับฝักสามารถช่วยได้

การประชุมพ็อดสำหรับสำนักงานมีข้อได้เปรียบหลายประการที่สามารถปรับปรุงการสื่อสารของทีมและการทำงานร่วมกัน ฝักเหล่านี้สร้างความทุ่มเท ช่องว่างกันเสียง ที่ซึ่งพนักงานสามารถพบปะกันโดยไม่มีสิ่งรบกวน ทีมมักจะพบว่าง่ายต่อการแบ่งปันความคิดและแก้ปัญหาเมื่อพวกเขามีสถานที่ที่เงียบสงบในการพูดคุย

• การประชุมฝักทำลายอุปสรรคทางกายภาพทำให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อและสื่อสารได้ง่ายขึ้น
• พื้นที่เหล่านี้ส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์ส่วนบุคคลซึ่งสามารถนำไปสู่ความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งและการทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น
• POD ให้พื้นที่ส่วนตัวที่สะดวกสบายสำหรับตัวแทนจากแผนกต่าง ๆ เพื่อรวบรวมหารือเกี่ยวกับรายละเอียดโครงการและชี้แจงบทบาท
• พนักงานสามารถใช้พ็อดการประชุมสำหรับ ความคิดที่เงียบสงบช่วยให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นและพัฒนาโซลูชั่นที่สร้างสรรค์โดยไม่มีการหยุดชะงัก
• ด้วยการเสนอผลประโยชน์เหล่านี้การประชุมพ็อดสำหรับสำนักงานช่วยให้ทีมรู้สึกเป็นเอกภาพและเชื่อมต่อมากขึ้น

เคล็ดลับ: ทีมที่ใช้พ็อดการประชุมมักจะรายงานผลผลิตที่สูงขึ้นและเซสชันการระดมสมองที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีที่พบกับฝักสามารถทำร้ายได้

ในขณะที่การประชุมพ็อดสำหรับสำนักงานสามารถสนับสนุนการสื่อสารพวกเขาอาจสร้างความท้าทายหากไม่ได้ใช้อย่างรอบคอบ อุปสรรคการสื่อสารบางครั้งเกิดขึ้นเมื่อทีมโดดเดี่ยวเกินไปในฝักของพวกเขา ผู้เชี่ยวชาญพบว่าเมื่อกลุ่มทำงานในพื้นที่แยกต่างหากพวกเขาอาจโต้ตอบกับทีมอื่น ๆ น้อยลง การแยกนี้สามารถนำไปสู่ไซโลที่แผนกไม่เข้าใจความท้าทายหรือเป้าหมายของกันและกัน การศึกษาจาก Microsoft แสดงให้เห็นว่างานระยะไกลเพิ่มไซโลโดยการลดการสื่อสารข้ามทีมและทำให้การแบ่งปันข้อมูลที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น การประชุมพ็อดเมื่อใช้เป็นช่องว่างที่แบ่งส่วนสามารถมีส่วนร่วมในรูปแบบนี้โดยการ จำกัด การสนทนาที่เกิดขึ้นเองและการทำงานเป็นทีมข้ามสายงาน

ข้อเสียทั่วไปบางประการรวมถึง:

• ค่าใช้จ่ายในการตั้งค่าและการบำรุงรักษาสูงซึ่งอาจเป็นการลงทุนที่สำคัญสำหรับบาง บริษัท
• ความจุที่ จำกัด เนื่องจากพ็อดส่วนใหญ่พอดีกับกลุ่มเล็ก ๆ เท่านั้นทำให้ไม่เหมาะสมสำหรับการประชุมที่ใหญ่ขึ้น
• ข้อกำหนดด้านพื้นที่เนื่องจากสำนักงานต้องการพื้นที่เพียงพอในการติดตั้งฝักเหล่านี้โดยไม่ต้องเบียดเสียดพื้นที่ทำงาน

ทีมควรพิจารณาปัจจัยเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างอุปสรรคใหม่ในขณะที่พยายามแก้ปัญหาการสื่อสารที่มีอยู่

ปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณาก่อนติดตั้งพ็อดการประชุมสำหรับสำนักงาน

ขนาดและโครงสร้างของทีม

ขนาดของทีมมีบทบาทสำคัญในประสิทธิภาพของการประชุมพ็อดสำหรับสำนักงาน ทีมเล็ก ๆ มักจะสื่อสารอย่างเปิดเผยมากขึ้นและตัดสินใจได้เร็วขึ้นในพ็อด การโต้ตอบโดยตรงและบ่อยครั้งช่วยสร้างความไว้วางใจและลดการสื่อสารผิดพลาด เมื่อขนาดของทีมเติบโตขึ้นการสื่อสารจะซับซ้อนและเป็นทางการมากขึ้น กลุ่มที่มีขนาดใหญ่อาจพยายามใช้พ็อดอย่างมีประสิทธิภาพเนื่องจากพื้นที่ จำกัด และลดเวลาพูดสำหรับสมาชิกแต่ละคน ทีมที่มีโครงสร้างที่ยืดหยุ่นเช่นกลุ่มที่ใช้โครงการหรือข้ามสายงานได้รับประโยชน์จาก POD ที่รองรับการทำงานเดี่ยวและกลุ่ม

สไตล์การทำงานและความต้องการการทำงานร่วมกัน

รูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันมีอิทธิพลต่อวิธีที่ทีมใช้พ็อดการประชุมสำหรับสำนักงาน ทีมที่ให้ความสำคัญกับการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวหรือการอภิปรายที่เกิดขึ้นเองเจริญเติบโตในพ็อดที่ส่งเสริมความใกล้ชิดและการทำงานร่วมกัน พ็อดยังสนับสนุนรูปแบบการทำงานแบบมีส่วนร่วมโดยการจัดหาพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันด้วยเครื่องมือสำหรับการระดมสมองและการสร้างฉันทามติ พ็อดที่ปรับได้ช่วยให้ทีมสามารถจองพื้นที่ที่ตรงกับความต้องการการสื่อสารปรับปรุงประสิทธิภาพและความพึงพอใจ

หมายเหตุ: Pods ที่ยืดหยุ่นช่วยให้ทีมที่มีการทำงานร่วมกันสูงต้องการการเข้าถึงเนื้อหาดิจิทัลแบ่งปันแนวคิดและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

การจัดวางและการเข้าถึง POD

การจัดวางกลยุทธ์ของพ็อดการประชุมภายในสำนักงานช่วยเพิ่มการสื่อสารและการทำงานเป็นทีมที่เกิดขึ้นเอง พ็อดตั้งอยู่ใกล้กับเวิร์กสเตชันเปิดใช้งานการสนทนาที่รวดเร็วเป็นความลับและสนับสนุนการประชุมเฉพาะกิจ เลย์เอาต์แบบเปิดและยืดหยุ่นส่งเสริมการโต้ตอบอย่างไม่เป็นทางการในขณะที่ฝักที่มีฉนวนกันความรู้สึกให้ความเป็นส่วนตัวสำหรับการทำงานที่มุ่งเน้น คุณสมบัติเช่นระบบการจองดิจิตอลและเซ็นเซอร์การเข้าพักช่วยปรับปรุงการเข้าถึงและป้องกันการเบียดเสียด

วัฒนธรรมของ บริษัท และบรรทัดฐานการสื่อสาร

วัฒนธรรมของ บริษัท เป็นรูปร่างที่ทีมใช้พ็อดการประชุม องค์กรที่มีบรรทัดฐานการสื่อสารแบบเปิดและความเป็นผู้นำที่ให้การสนับสนุนดูการทำงานร่วมกันและความไว้วางใจที่ดีขึ้น แนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้พ็อดสำหรับการประชุมหรือการทำงานที่มุ่งเน้นช่วยลดความเข้าใจผิด Pods สอดคล้องกับวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีมและการมุ่งเน้นเป็นรายบุคคลนำเสนอพื้นที่เงียบสงบสำหรับการทำงานที่ลึกซึ้งและการคิดสร้างสรรค์

ข้อดีและข้อเสียของการประชุมพ็อดสำหรับสำนักงาน: ผลกระทบการสื่อสาร

ผลประโยชน์การสื่อสาร

การประชุมพ็อดสำหรับสำนักงานมีข้อได้เปรียบในการสื่อสารหลายประการ ทีมสามารถเข้าถึงได้ พื้นที่เงียบสงบกึ่งส่วนตัว ที่ลดการรบกวนและสนับสนุนการสนทนาที่เน้น ฝักเหล่านี้ช่วยให้พนักงานสามารถจัดการประชุมหรือโทรวิดีโอได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องจองห้องประชุมขนาดใหญ่ สามารถวางพ็อดใกล้เวิร์กสเตชันทำให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อได้ง่ายเมื่อจำเป็น

• PODS ส่งเสริมการประชุมแบบตัวต่อตัวซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมอ่านภาษากายและน้ำเสียง สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความเข้าใจและสร้างความไว้วางใจ
• การสนทนาอย่างไม่เป็นทางการในฝักสามารถเสริมสร้างความผูกพันของทีมและเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ การวิจัย MIT แสดงให้เห็นว่าการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการสามารถเพิ่มผลผลิตได้สูงสุด 10%
• PODs ให้ผู้จัดการและผู้บริหารมีพื้นที่สำหรับมีส่วนร่วมโดยตรงกับพนักงานเสริมสร้างวัฒนธรรมและความร่วมมือของ บริษัท
• การออกแบบแบบแยกส่วนช่วยให้สามารถใช้งานได้อย่างยืดหยุ่นรองรับทั้งโฟกัสส่วนบุคคลและการระดมสมองกลุ่มเล็ก ๆ

หมายเหตุ: การประชุมพ็อดสำหรับสำนักงานมักจะทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างพื้นที่ทำงานแบบเปิดและห้องประชุมแบบดั้งเดิมซึ่งให้ความเป็นส่วนตัวโดยไม่ต้องเสียสละการเข้าถึง

ข้อเสียในการสื่อสาร

แม้จะมีประโยชน์ของพวกเขาการประชุมพ็อดสำหรับสำนักงานอาจนำเสนอความท้าทายในการสื่อสาร โดยทั่วไปแล้ว PODs รองรับเพียงไม่กี่คนเท่านั้นซึ่ง จำกัด การใช้งานของพวกเขาสำหรับการอภิปรายกลุ่มขนาดใหญ่หรือการประชุมอย่างเป็นทางการ ห้องประชุมแบบดั้งเดิมยังคงเหมาะสมกว่าสำหรับหัวข้อที่ละเอียดอ่อนหรือเมื่อต้องการเทคโนโลยีขั้นสูง

• PODs อาจสร้างไซโลโดยไม่ได้ตั้งใจหากทีมใช้พวกมันโดยเฉพาะลดการโต้ตอบข้ามทีม
• พื้นที่ จำกัด สามารถ จำกัด การมีส่วนร่วมทำให้สมาชิกในทีมบางคนออกจากการสนทนาที่สำคัญ
• การพึ่งพาพ็อดมากเกินไปอาจลดการสื่อสารที่เกิดขึ้นเองในพื้นที่เปิดโล่งซึ่งอาจทำให้การทำงานร่วมกันของทีมลดลงเมื่อเวลาผ่านไป

ทีมควรปรับสมดุลการใช้งานของ POD กับแนวทางปฏิบัติด้านการสื่อสารแบบเปิดเพื่อรักษาการเชื่อมต่อที่แข็งแกร่งทั่วทั้งองค์กร

การตัดสินใจว่าการประชุมพ็อดสำหรับสำนักงานเหมาะสำหรับทีมของคุณหรือไม่

กรอบการตัดสินใจ

องค์กรควรใช้กรอบการทำงานที่ชัดเจนเพื่อตัดสินใจว่าการประชุมพ็อดเหมาะสมกับความต้องการของพวกเขาหรือไม่ ผู้นำสามารถเริ่มต้นด้วยการระบุเหตุผลหลักในการพิจารณาพ็อดเช่นการลดเสียงรบกวนหรือการปรับปรุงความเป็นส่วนตัว ถัดไปพวกเขาควรประเมินเกณฑ์ต่อไปนี้:

1. กำหนดไฟล์ การใช้งานที่ตั้งใจไว้—โฟกัสทำงานโทรวิดีโอหรือการประชุมเป็นทีม
2. ประเมินจำนวนผู้ใช้และขนาดฝักที่ต้องการ
3. ตรวจสอบการออกแบบพื้นที่สำนักงานและวิธีการที่พ็อดจะพอดีกับเค้าโครงปัจจุบัน
4. พิจารณา การเคลื่อนไหว—พ็อดที่มีล้อมีความยืดหยุ่นสำหรับการเปลี่ยนแปลงความต้องการ
5. ตรวจสอบคุณสมบัติความเป็นส่วนตัวเช่นการกันเสียงและประตูที่ล็อคได้
6. จับคู่การออกแบบพ็อดและสไตล์กับแบรนด์และบรรยากาศของ บริษัท
7. รวบรวมข้อเสนอแนะของพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่า POD ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้
8. สมดุลค่าใช้จ่ายด้วยคุณสมบัติที่มีคุณภาพและสำคัญ
9. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเข้าถึงได้สำหรับพนักงานทุกคนรวมถึงผู้พิการ

หมายเหตุ: พ็อดที่มีการออกแบบแบบแยกส่วนสามารถปรับตัวได้เมื่อทีมเติบโตหรือเปลี่ยนความต้องการในสำนักงาน

เคล็ดลับการปฏิบัติสำหรับการดำเนินการ

การรวมพ็อดที่ประสบความสำเร็จต้องใช้การวางแผนอย่างรอบคอบ ทีมควร:

• วางฝักในระยะไกลจากพื้นที่ทำงานเปิดเพื่อลดการรบกวน แต่ทำให้สามารถเข้าถึงได้
• เลือกขนาดพ็อดตามงาน-พ็อดเดิล-พ็อดสำหรับการโทรขนาดใหญ่สำหรับการประชุมกลุ่ม
• ใช้เฟอร์นิเจอร์ตามหลักสรีรศาสตร์และตารางที่ปรับได้เพื่อความสะดวกสบาย
• รวมเทคโนโลยีเช่นจอแสดงผลวิดีโอปลั๊กไฟและ Wi-Fi ที่เชื่อถือได้
• เลือกวัสดุที่ทนทานและยั่งยืนสำหรับการใช้งานระยะยาว
• กำหนดกฎการจองที่ชัดเจนและการ จำกัด เวลาเพื่อให้แน่ใจว่าการเข้าถึงที่ยุติธรรม
• สื่อสารนโยบายและให้การฝึกอบรมสำหรับพนักงานทุกคน
• ตรวจสอบการใช้ POD เป็นประจำและรวบรวมข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุง

วิธีการวางแผนที่ดีช่วยให้ทีมเพิ่มประโยชน์สูงสุดของพ็อดในขณะที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันและการผลิต

องค์กรเห็นทั้งประโยชน์และความท้าทายเมื่อเพิ่มพ็อดการประชุม ความสำเร็จขึ้นอยู่กับความต้องการของทีมความเป็นผู้นำและเป้าหมายที่ชัดเจน ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้เริ่มต้นด้วยนักบินคุณภาพการสื่อสารและการติดตาม รวบรวมข้อเสนอแนะ- วิธีการนี้ช่วยให้ผู้นำค้นหาความสมดุลที่เหมาะสมสำหรับทีมและวัฒนธรรมการทำงาน

FAQ

ขนาดทีมที่เหมาะสำหรับการใช้พ็อดการประชุมคืออะไร?

ทีมเล็ก ๆ สามถึงห้าคนใช้พ็อดการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด กลุ่มใหญ่อาจต้องการห้องประชุมแบบดั้งเดิมเพื่อการสื่อสารที่ดีขึ้น

การประชุมพ็อดสนับสนุนความเป็นส่วนตัวในสำนักงานเปิดอย่างไร

การใช้งานพ็อด วัสดุกันเสียง และการออกแบบที่ปิดล้อม คุณสมบัติเหล่านี้ช่วยลดเสียงรบกวนและป้องกันการสนทนาที่เป็นความลับ

การประชุมฝักสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตได้หรือไม่?

ใช่. การประชุมฝักสร้างพื้นที่เงียบ ๆ สำหรับการทำงานที่มุ่งเน้นและการประชุมที่รวดเร็ว ทีมมักจะรายงานผลผลิตที่สูงขึ้นและการรบกวนน้อยลง